従業員の労務管理は社労士に業務委託するべき？
目次
会社が従業員にとって働きやすい環境の整備や、労働条件の管理を行うことを「労務管理」といいます。
適切に労務管理を実施することは、従業員の離職率を下げ、また従業員のモチベーションの向上や生産性の向上につながります。
しかし、適切に労務管理を行うためには、専門的な知識やノウハウが必要となり、担当できる人は限られます。
そのため最近は、自社の労務管理を社労士に業務委託するケースが増えているのです。
そこで今回は、従業員の労務管理を社労士に業務委託すべきかどうか、そのメリットなどについて解説をしていきます。
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労務管理の業務内容とは？
労務管理とは、従業員全体に関わる手続きやルール作り、就業環境の改善等を行う業務です。
大まかに、以下の業務のことをいいます。
- 入社、退職に係る諸手続き
- 就業規則等の作成、定期的な内容見直し
- 従業員のトラブル対策（ハラスメントや労働時間等）
- 従業員の健康管理
具体的には、新しく雇用した従業員の社会保険・雇用保険の加入や退職者の離職届の作成などの手続き業務や、従業員の安全衛生管理やトラブル対策等のことをいいます。
労務管理は従業員の業務環境やモチベーションに直接影響を与えるため、近年、非常に重要視されています。
そのため、従業員数が数百名を超えるような大企業では、労務管理専門の部署を設置するケースも増えています。
労務管理は社労士に業務委託するべき？
もし本格的に労務管理に取り組むのであれば、社労士に業務委託するべきです。
なぜなら、社労士に業務委託をした方が、効果的かつ適切に労務管理を行うことができるからです。
社労士とは、国家資格を取得した人事・労務管理の専門家のことをいい、主な業務は社会保険・労働保険の手続き代行や、それに伴うコンサルティング、人事労務に関わる問題の解決等です。
社労士は労務管理に必要な知識や経験を有しているため、社内の担当者に任せるよりも、高い効果を期待できます。
また、労務管理の一部は、社労士の独占業務とされており、社労士以外の人がビジネスとして業務委託を受けることはできません。
そのため、労務管理は社労士に業務委託するのが最もおすすめの方法といえるのです。
労務管理を社労士に委託するべき5つの理由
効果的に労務管理を行うなら、社労士に業務委託をするべきです。
下記では、その主な理由を解説します。
１，メインの業務に集中できる
社内で労務管理をしている場合、多くの会社では経営者自身や少人数の担当者が行っています。
しかし、経営者や人事担当者は、会社運営や採用業務、人材育成などもっと他にやるべき業務をたくさん抱えており、労務管理に時間をとられて、本来やるべき業務に時間・工数を割けなくなってしまうケースが非常に多いのです。
労務管理を業務委託した場合、社労士にすべて丸投げすることができるため、今まで社内で労務管理を行っていた分の時間が空きます。
そのため、担当者のメインとなる業務を円滑に進めることが可能になります。
２，迅速かつ適切な対応
専門的な知識が必要となる労務管理業務を社内で行っていると、いつの間にか法令違反や規則違反になってしまっているケースがあります。
違反してしまった場合、行政機関等から指導や勧告、場合によっては法令違反として処罰されることもあります。
また、従業員と深く関わる業務のため、ミスや遅れがあると従業員とのトラブルに発展してしまう可能性があります。
社労士に業務委託すると、手続きなどの対応が必要になった場合、迅速に処理を行ってくれます。
また、社労士は常に労務管理の業務に携わっており、手続き方法や解決方法を正確に判断し処理できるため、ミスや漏れなく対応してもらえます。
３，最新情報を入手しやすくなる
労務管理において、最新の法改正情報はできるだけ早く手に入れることがとても重要です。
なぜなら、法改正に伴って、就業規則や社内規定、組織体制の変更などが必要になるケースがあるからです。
最近であった事例ですと、令和4年10月の育児介護休業法改正に伴った「出産時育児休業」について、多くの企業が就業規則の変更が必要となりました。
労務管理業務の最新情報を手に入れていないと、上記のようなルール変更が必要になった際に、すぐに対応ができなくなってしまいます。
すぐに対応ができないと、場合によっては罰則を受けたり、手続きミスで従業員とのトラブルに発展する可能性があるため、社労士に任せたほうが良いといえるでしょう。
また、社労士へ業務委託をしている場合は、会社変更等の業務はほとんどを社労士にお任せできるため、自社のご担当者様の手間は一切かかりません。
４，従業員とのトラブルを未然に防げる
トラブルが発生した場合、その場での適切な対応で終わるわけではなく、マニュアル作成や内容に関連した研修などの対策案、場合によっては事案に対して従業員から訴えられる可能性など、その後の対応に追われることになります。
会社と従業員や従業員同士との間に発生するトラブルは、不適切な労務管理が原因となっているケースがあります。
そのため、前もって労務管理を行うことで、起こりうるトラブルを未然に防ぐことができます。
社労士に依頼をした場合、労務管理における不備を徹底的に洗い出し、トラブルが起きないよう改善することが可能です。
従業員のはたらきやすい環境を作ることにもつながるため、労務管理の見直しを行うことはとても重要だといえます。
５，万全なセキュリティ体制
労務管理を行うには、従業員の個人情報を扱うケースが多くなります。
そのため、慣れない担当者が労務管理をすると、情報漏洩などの事故が起きるリスクが高くなります。
特に最近は、労務管理の手続きに従業員のマイナンバーを使用する機会が増えており、情報の重要性は非常に高くなっています。
万が一漏洩してしまったときは、従業員からの損害賠償や会社に対する社会的信用の低下など、損失は計り知れません。
社労士は「守秘義務」が課されており、社労士法第21条と職業倫理の遵守という観点から、個人情報の取り扱いについて厳しく指導されています。
また、最近の社労士事務所は、顧客の従業員情報を預かるという仕事上、セキュリティ対策に非常に力を入れており、社内で労務管理を行うより、漏洩のリスクはずっと低くなるといえます。
委託先を選ぶポイント
社労士事務所を選ぶにあたって最も重要なポイントは、自社の規模や依頼したい内容で決める、ということです。
社労士事務所によって、手続き業務に特化していたり労務相談に特化しているなど、得意としている分野は全く違います。
そういった社労士事務所に特化した業務以外を依頼すると、その業務に対応できなかったり、月額の費用が高くなったりしてしまうのです。
自社にあった社労士に業務委託したい場合は、事前に依頼したい内容を決めてから委託先を探し、まずは見積りをとってそれぞれの業務内容をしっかりとチェックしましょう。
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まとめ
社内の環境や従業員全員に関わる管理を行うのが、労務管理です。
小規模な会社のうちは対応ができますが、従業員が増えたり会社が大きくなるにつれ、手続きややることが増えてしまい、自社の担当者だけでは業務が回らなくなることが予想されます。
そうなる前に、業務の効率化を図るためにも、労務管理の専門家である社労士へ業務委託を検討してみてはいかがでしょうか。
業務委託をすれば、社労士にしかできない就業規則の作成等はもちろん、どんなタイミングで発生する業務も、ほとんどを社労士へ丸投げすることが可能になります。
社労士への委託を検討する際は、是非SATO社会保険労務士法人にご相談ください。
