労務管理をアウトソーシングするメリットは？社労士に依頼できる？
目次
従業員が働きやすい環境を作るためには、適切に労務管理を行うことが重要です。
適切に労務管理を行うことは、従業員のモチベーション向上や離職率の低下、生産性の大幅な向上につながります。
しかし、労務管理のすべてを自社で行う場合、大きな工数がかかるうえ、専門的な知識が必要になります。
そのため最近は、労務管理を外部の会社にアウトソーシング（業務委託）するケースが増えているのです。
そこで今回は、労務管理のアウトソーシングについて、メリットやどこに依頼すればよいかなど、詳しく解説していきたいと思います。
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労務管理とは？
労務管理とは、労働条件や労働環境など組織全体に関わる事柄全般を、従業員が安心して働くことができるように整備・管理する業務です。
労務管理は、昨今で注目されている「従業員のエンゲージメント」にも深く関わってくる内容のため、重要な業務となります。
「エンゲージメント」とは、ビジネスシーンにおいて「深いつながり」や「思いやり」を意味しています。
従業員と会社の間にある信頼関係や結びつきが強いほど、従業員のエンゲージメントが高いといえます。
高いモチベーションを維持した状態で長く働けることで、結果として組織価値の上昇が期待できます。
労務管理の主な業務内容
労務管理の主な業務は以下の3つです。
- 社員の入社・退職に関わる手続き
- 就業規則や規定のルール作り、見直し
- 就業環境の整備
1.は、主に社会保険や労働保険の加入手続き等で、従業員の入退社がある度必ず発生する業務です。
2.は就業規則の作成や、定期的なルールの見直しなどを行います。
見直し時期の例として、法改正によって現状の規則で会社運営ができなくなった時などに内容の改定を行います。
また、法改正は頻繁に行われるため、常に最新の情報を追う必要があります。
3.は、職場環境を良好な状態に保つための業務です。
職場環境を安全に保ったり、健康診断やストレスチェック、ハラスメント等のトラブル解決で従業員の心身を健康に保つなど、様々な施策を行います。
労務管理をアウトソーシングした時のメリット
では実際に労務管理をアウトソーシングすると、どんなメリットがあるのでしょうか？
労務管理をアウトソーシングするメリットは大きく分けて以下の2つがあります。
自社のコア業務に集中できる
企業にとって、人事労務の業務は切っても切れない存在のため、定期不定期問わず、業務が発生する毎に対応しなければなりません。
例えば、入社が多い4月などとそれ以外では、関連する業務量は全く変わってきます。
また、最初は問題なく対応できていたとしても、会社の規模が大きくなると、労務管理に関する業務の負担は大きくなっていきます。
労務管理をアウトソーシングした場合、社内のデータを渡すだけで、発生する労務関係の諸手続きをすべて社外に丸投げすることができます。
そのため、経営社や担当者は本来やるべきコア業務に集中できるというメリットがあるのです。
専門知識を活用できる
労務管理は、法的な対応を要する業務であるため、専門の知識が必要になる場面が多々あります。
例えば、就業規約を見直すことになった場合、就業規約を作成するにあたって守らなければならないルールを知っていなければ、作り直すことができません。
人事・労務の専門家にアウトソーシングすると、日頃から常に関連した業務を行っているため、実際の手続きからアドバイスまで、的確に行うことができるのです。
また、そういった専門家は業務上、常に最新の法改正情報を手に入れています。
法改正の中には社内のルールを変更しなければならないものも含まれているため、最速で情報を手に入れることができ、事前に規約変更などの準備をすることができます。
アウトソーシングした時のデメリット
上記ではメリットをご紹介しましたが、もちろんデメリットも存在します。
労務管理をアウトソーシングするデメリットは以下の2つです。
コストがかかる可能性
労務管理のアウトソーシングにかかる費用は、委託先によって大きく異なります。
費用の違いついては、以下の要因が関係しています。
- 従業員数や事業所数
- 依頼する業務範囲
- 業務で利用しているシステムが連携可能か
対応できる業務を全部丸投げするか、一部は引き続き自社で行うかでは費用が大きく変わってきます。
また、依頼する場合は、顧問契約かスポット契約かでも変わってくるため、注意が必要です。
個人情報漏洩のリスク
労務管理をアウトソーシングする際に最も懸念されるのは個人情報漏洩のリスクです。
業務内容には従業員に関わる手続き等も含まれているため、アウトソーシング先に従業員の個人情報を渡すことになります。
提供内容は氏名・生年月日だけでなく、従業員の家族構成や、最近ではマイナンバーなども含まれています。
基本的には情報の守秘義務があるため、意図的に個人情報を流出させてしまうことはありませんが、セキュリティ基準が低いとうっかり漏洩してしまう、といったことになる可能性も0ではありません。
労務管理は社労士に依頼できます
労務管理のアウトソーシングを検討する場合、社会保険労務士（社労士）に依頼するのがおすすめです。
なぜなら、労務管理は社労士のメイン業務の一つだからです。
労務管理の業務内容のうち、社会保険の申請・届出の代行や、加入手続きや就業規則の作成等は、社労士にしかできない「独占業務」です。
上記業務を社労士以外が行ってしまうと、社労士法違反として処罰されます。
また、社労士は人事労務の専門家で、労働や社会保険の手続き代行、相談など労働・社会保険の問題解決を主な業務として行っています。
そのため、専門的な知識はもちろん、実務で培ってきたノウハウもあるため、労務管理について的確なサポートが期待できます。
そのため社労士は、労務管理の最適なアウトソーシング先といえるのです。
労務管理をアウトソーシングするときのポイント
実際にアウトソーシングしようと思っても、大小さまざまな社労士事務所が存在しており、どう選べばいいか分からないかもしれません。
社労士を選ぶ際は、以下の2つがポイントになります。
依頼したい業務内容や会社の規模で選ぶ
社労士事務所によって、手続き業務に特化していたり、労務のアドバイスに特化しているなど、得意としている業務範囲は様々です。
また、「とりあえずで依頼しておこう」と丸投げすると、期待していたサービスが受けられなかったり、不必要なサービスまで付随してくる可能性もあります。
満足なサービスを受けるためにも、「何をしてほしいか」を前もって明確にしておき、その内容にあった社労士事務所に依頼をしましょう。
セキュリティ対策をしっかりとっている社労士事務所を選ぶ
外部にアウトソーシングすることによる情報漏洩が不安な場合、セキュリティレベルの高い社労士事務所に依頼すると、情報漏洩の心配なくアウトソーシングすることが可能になります。
判断の目安として、プライバシーマークやSRPⅡ認証制度などの第三者機関からの認証を受けている社労士事務所は、非常に高いセキュリティ対策を行っている事務所のため、安心してアウトソーシングすることができます。
SATO社会保険労務士法人にご相談ください
労務管理のアウトソーシングをご検討の経営者・ご担当者様は、是非SATO社会保険労務士法人にご相談ください。
SATOはこれまでにクライアント数5,500社以上、被保険者数75万人以上の手続きを行ってきた業界最大手の社労士法人です。
6拠点で全国に対応が可能で、これまでに培ってきた豊富な知識とノウハウであらゆる労務管理のお悩みをサポートいたします。
また、セキュリティ対策に力を入れており、各種認証を受けているほか、業務スペースに監視カメラや金属探知機の設置をしているなど、お客様の個人情報を安心してお任せいただけます。
まとめ
労務管理は、労働時間・条件などのルール作成、社内環境の整備など、社内で働く従業員全体にも大きく関わる業務です。
しかし、労務管理において求められるのは専門性の高い知識やスキルのため、自社ですべての管理をするとなると、難易度が高くなってしまいます。
そこで、社労士にアウトソーシングすることで、労務の専門家としてアドバイスをしたり、トラブルが発生した際は問題解決まで全面的にサポートしてくれます。
労務管理のアウトソーシングを検討している方は、是非SATO社会保険労務士法人までご相談ください。
