健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について（通知）が届いた場合の対応方法
目次
事業者様の中には、突然、日本年金機構から「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」等のタイトルの通知が届いて驚いたという方もいるかと思います。
これは年金調査に関する通知なのですが、突然このような通知が届くと「何かやってしまったかも」と焦ってしまいますよね。
そこで今回は、この通知は何なのか、どんな対応をすればいいのかなどについて、わかりやすく解説したいと思います。
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「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」とは？
「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」とは、年金事務所が事業所の調査を行う際に送付する書類のことをいいます。
つまり、「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」という書類が届いたということは、その事業所が年金調査の対象になったということです。
こういうと、「何かやってしまったのかも」「届出にミスがあったのかも」と焦ってしまう方もいるかもしれませんが、ご安心ください。
年金事務所の調査は、特に手続きや届出に不備がない事業所も対象として含まれています。
ただ、この書類が届いた事業者は、期日までに必要書類を用意して、年金事務所に提出するなど、適切に年金調査に応じなければなりません。
通知を無視すると、指導や勧告、事業所への立入、最悪の場合は罰則が適用される可能性があるので注意が必要です。
「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」が届いたときの対応方法
年金調査が行われるとき、日本年金機構から「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」等の通知が事業所宛てに届きます。
この通知の具体的な名前は、調査の種類・内容等によって多少異なります。
通知が届いたとき、事業所がとるべき対応について解説をします。
必要書類を準備しましょう
「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」等の通知が年金機構から届いたら、まずは必要書類を準備しましょう。
必要書類は「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」等の通知に記載されています。
必要書類は調査目的や事業所の規模等によって異なりますが、一般的に次の書類が必要となります。
- 雇用契約書
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿またはタイムカード（過去2年間分）
- 源泉所得税の納付書
- 就業規則
これらの書類について、多くは過去1～2年分の提出を求められます。
社会保険の手続きが適正に行われているか社内でチェックしましょう
必要書類の準備を進めるとともに、社内の社会保険の手続きが、すべて適正に行われているかどうかチェックしておきましょう。
具体的にはチェックすべき点は主に次の2点です。
- 社会保険の加入、喪失の手続きが適正に行われているか
- 従業員の標準報酬は適正に届出されているか
社会保険の加入条件を満たしているにもかかわらず、未加入の従業員がいないかどうか、逆に、加入条件を満たしていないのに、加入している者がいないかどうかなど、賃金台帳や出勤簿などをもとに確認をします。
また、年金機構から送られてくる「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬月額決定通知書」などをもとに、従業員の算定基礎や随時改定等が適正に行われているかどうかをチェックしましょう。
書類を提出し指摘された場合はすぐに対応しましょう
通知に記載された期日までに、必要書類を管轄の年金事務所の窓口に持参するか、又は郵送によって提出します。
提出するまでに、必要書類に不足がないか、記載ミスがないか、計算間違いがないか等の確認をしておきましょう。
提出後、年金事務所から不備等を指摘された場合は、すぐに対応しましょう。
社労士に対応を依頼するという手段
このように、年金調査になった事業所は、必要書類の準備や手続きの見直しなどを行わなければなりません。
ただ、通常の業務を続けながらこれらの作業を期限内に行うのは、とても大変です。
場合によっては、通常の業務にまで影響が出てしまう可能性があります。
もし、効率よく年金調査に対応するなら、社労士を活用するのも有効な手段です。
SATO社会保険労務士法人では、年金調査に特化した専門のチームがあり、お客様の状況に合わせて、事前の相談から必要となる処理対応まで、すべてサポートしております。
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もし、年金調査についてご不安などありましたら、ぜひSATO社会保険労務士法人までご相談ください。
そもそも年金調査って何？
年金調査とは、事業所が社会保険に加入しているか、また、社会保険の適正な手続きが行われているかどうかを調べるために、日本年金機構が実施する調査のことをいいます。
日本年金機構では、社会保険の適用促進を図るため、社会保険に加入していない事業所に対して、加入条件を満たしていないかどうかの調査を定期的に行っています。
また、既に社会保険に加入している事業所に対しては、適正に社会保険の手続きが行われているかどうかの調査を行っています。
これらの調査のことを、「年金調査」といいます。
年金調査の対象が実施されるタイミング
社会保険未加入の事業所に対する調査は、随時行われています。
日本年金機構では、「国税源泉徴収義務者情報」を利用することで、未加入の事業所が社会保険の適用基準を満たすかどうか、常にチェックを行っているのです。
一方、既に社会保険に加入している事業所に対しては、適正に社会保険の手続きが実施されているかどうかの調査が、3・4年に1回の頻度で行われています。
ただ、新規適用届を提出したばかりの事業所については、従業員の加入漏れが目立つこと等から、3カ月〜半年を目安に最初の調査が行われています。
ちなみに、上記のタイミングはあくまで目安であって、関係者による申告があった場合や、社会保険手続きに不備があった場合などには、その都度、調査が実施される可能性があるので注意しましょう。
社会保険の加入手続き条件をしっかり把握しておきましょう
年金調査の主な内容は、大きく「社会保険の加入手続き漏れがないか」「従業員の標準報酬が正しいか」の2つです。
特に、従業員の社会保険の加入手続きについては、近年、法改正により適用範囲が段階的に拡大しています。
加入手続き漏れをなくすためにも、担当者は社会保険の加入条件をしっかりと把握しておきましょう。
まず、社会保険は正社員だけでなく、パートやアルバイトのような短時間労働者であっても、「1カ月の所定労働日数と1週間の所定労働時間が正社員の4分の3以上」である場合は、社会保険に加入させなければなりません。
また、4分の3未満であったとしても、次の5つの要件をすべて満たす場合、社会保険に加入しなければなりません。
- 特定適用事業所で勤務していること
- 1週間の所定労働時間が20時間以上であること
- 月額賃金が88,000円以上であること
- 継続して2カ月を超えて使用される見込みであること
- 学生でないこと
特定適用事業所とは、簡単にいうと被保険者が101人以上の事業所のことをいいますが、令和6年4月からは被保険者数が51人以上と、加入の対象範囲が拡大されるため注意が必要です。
まとめ
「健康保険厚生年金保険の適用に関する調査について」は、年金事務所が事業所の調査を行う際に送付する通知の1つです。
通知の題名は、調査の内容に応じて変更されます。
この通知が届いた事業所は、年金事務所の調査に応じる義務があります。
具体的には、通知に記載された必要書類を準備し、提出期限までに持参または郵送によって、年金事務所に提出をします。
提出後、年金事務所から不備等を指摘された場合は、あらためて必要な手続きや訂正などを行う必要があります。
もし、年金調査について、「専門家に相談したい」「指摘された内容に沿って手続き処理を代行して欲しい」などのご希望がありましたら、ぜひSATO社会保険労務士法人にご相談ください。
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