社会保険の手続き業務を社労士にアウトソーシングする5つのメリット

社会保険の手続き業務は、従業員の新規雇用や家族増加、事業拡大などさまざまな場面で発生します。

これらの手続き内容は複雑であり、従業員への確認作業や書類回収、役所への提出書類の作成などには、多くの知識と時間が必要です。

そのため、人事・労務担当者には社会保険の手続き業務は大きな負担となります。

多くの企業が直面する社会保険手続きの複雑さは、専門家の支援を必要とします。

こうした場合、人事・労務の専門家である社労士（社会保険労務士）にアウトソーシングすることがおすすめです。

そこで今回は、社会保険の手続き業務を社労士にアウトソーシングするメリットについて、わかりやすく解説していきます。

”人事・労務担当者必見の資料を無料配布中！こちらからダウンロードできます”

社会保険手続き業務について

社会保険は、病気や介護、失業などで働くことができなくなった場合に備えた公的な保険制度です。

企業で働く従業員や、条件を満たす非正規雇用労働者（アルバイト・パートなど）が加入する保険です。

人事・労務担当者がおこなう“社会保険手続き業務”には、「健康保険」「介護保険」「厚生年金保険」「労災保険」「雇用保険」の5つが含まれます。

このうち、広義ではこれらの保険が社会保険と呼ばれます。

さらに狭義では、「社会保険」＝健康保険・介護保険・厚生年金保険、「労働保険」＝雇用保険・労災保険に分かれます。

各保険には加入条件が法律で定められており、条件に該当すると企業や従業員は加入しなければなりません。

社会保険手続き業務をアウトソーシングするとは？

企業の社会保険手続き業務は、主に人事・労務担当者などが多く担当しています。

これは、企業で働く従業員の将来の年金額に影響する重要な業務であり、正確な計算と期日までの届出が必要です。

そのため、担当者には負荷が高くなる傾向があります。

さらに、社会保険手続きには専門的な知識が必要であり、届出内容によっては書類作成に時間がかかる場合もあります。特に従業員の多い企業では、年度末や年度初めの入退社手続きだけでも膨大な作業量となります。

また、人事・労務を担当する人材を育成しても、配置転換や退職が起こる場合もあります。そして、それに伴う引き継ぎには時間を要することもあります。

社会保険手続き業務をアウトソーシングすることで、正確な手続きを確保し、人事・労務担当者の時間と労力を節約することができます。

アウトソーシングの際には、社労士（社会保険労務士）やアウトソーシングを専門とする企業など、選択肢は様々です。

特に社労士は、労働法や社会保険に関する専門知識を有しており、法令順守を確保しながら最適な手続きをおこなうことが可能です。

また、法改正時などの迅速な対応も可能なため、社労士にアウトソーシングすることがおすすめです。

もっと詳しく！なぜ社労士にアウトソーシングするのがおすすめ？

会社が成長するには「ヒト、モノ、カネ、情報」の4つの経営資源が必要とされています。その中で社労士は、ヒト＝人材に関する専門家としての地位を有しています。

社労士は、従業員の採用から退職までに必要な労働保険や社会保険に関する法律に詳しく、その専門知識を活かして企業の社会保険手続きを効率的に遂行することができるのです。

さらに詳しく解説すると、社労士の仕事には、１号業務・２号業務・３号業務という3つの区分があります。

その中で、１号業務と２号業務は「独占業務」となっており、社労士だけがおこなうことができます。

１号業務では、健康保険や雇用保険、厚生年金など、労働・社会保険に関する法律に基づく申請書類の作成と行政機関への代行提出を行います。

また、２号業務では、労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成を行います。

企業は、法に基づいて帳簿書類の作成を行わなければなりませんが、社労士のみがこれらの帳簿の作成を代行することができるのです。

３号業務では、労務管理や労働・社会保険に関する相談に対する助言や指導業務を行います。

以上のように、経験豊富で専門知識を持つ社労士が企業の社会保険手続きをサポートすることで、効率的かつ的確な業務遂行が可能になります。

そのため、社労士にアウトソーシングすることがおすすめなのです。

社会保険の手続き業務を社労士にアウトソーシングする5つのメリット

①コストの削減につながる

 社会保険の手続き業務を社労士にアウトソーシングすることで、企業には大きなコスト削減がもたらされます。

通常、社会保険の手続き業務は主に人事・労務担当者が行いますが、彼らには他にも会社運営や採用業務、人材育成など重要な業務が山積しています。

社会保険手続きをおこなう中で、行政機関への問い合わせやインターネットでの調査に時間を費やすことは、効率的ではありませんし、担当者の知識も不十分なままになりがちです。

社労士にアウトソーシングすることで、書類作成や確認業務にかかる時間を削減でき、人事・労務担当者は本来の業務に集中できるようになります。

その結果、大幅なコスト削減が実現されます。

②コア業務に注力できる

労働・社会保険に関する手続きや届出は、高度な知識が求められるうえ、頻繁に発生するため、人事・労務担当者にとって大きな負担となります。

忙しい時期には重要な手続きが集中し、提出期限に追われることもあります。

また、社労士事務所によっては、クライアント企業の従業員からの問い合わせ対応をしてくれます。

従業員からの問い合わせは、企業の人事・労務担当者にとって日常茶飯事であり、負担になります。

数人の従業員からの問い合わせなら対応しやすいかもしれませんが、従業員数が増えるにつれて、その対応に費やす時間と労力は膨大です。

アウトソーシングを活用すれば、社会保険の手続き業務に拘束されず、本来のコア業務に注力できます。

コア業務への注力は、生産性と業務効率の向上に繋がります。

さらに、アウトソーシングを活用することで、人事・労務担当者の確保や育成の負担も軽減され、採用担当者や教育担当者がかけていた時間も削減されることになるのです。

③最新の法改正情報への対応が可能

労働・社会保険に関する法令は、毎年のように頻繁に改正がおこなわれます。

このような法改正への迅速な対応は、企業の人事・労務担当者にとって大きな負担であり、至難の業でもあります。

しかし、社労士にアウトソーシングすることで、法改正に関する情報収集や対応にかかる負担を軽減できます。

社労士は常に最新の法改正情報をチェックし、必要な情報をクライアントに提供します。

社労士にアウトソーシングすることで、企業は法改正に柔軟に対応でき、最新の法改正情報に基づいた社会保険の手続き業務をおこなうことができます。

また、社労士は情報提供だけでなく、新たな法令に伴う企業内の規制整備や体制変更についてもサポートを提供してくれます。

このようなサポートにより、経営者や人事・労務担当者は最新の法改正に悩むことなく、本来の業務に注力することができます。

④手続きミスや遅れによるリスク回避

人事・労務担当者は、採用業務、人材育成など様々な業務に追われる中で、社会保険の手続き業務も同様におこなわなければなりません。

手続きを忘れたり、誤ったり、スケジュール管理が不足していたりするケースも決して珍しくありません。

特に社会保険関係の手続きにおいて、これらのミスは従業員に迷惑をかけるだけでなく、後々さらなる面倒な手続きを必要とさせる可能性があります。

社労士は、社会保険の手続き業務に精通したプロフェッショナルです。

社労士にアウトソーシングすることは、手続きミスや提出期限の遅れといったリスクを回避するうえで極めて重要です。

法令遵守を保証する社労士のサポートによって、業務の信頼性が高まり、これらの誤りによるリスクが回避されることが期待されます。

その結果、社員の信頼失墜を未然に防ぐことが可能となります。

⑤属人化を防ぎスムーズに届出をおこなうことができる

社会保険の手続き業務は、少数の担当者や一人の担当者が担当することが一般的であり、属人化しやすい業務です。

このような属人化の状況では、担当者が不在であったり業務量が過大になったりすると、保険証の発行や給付手続きなど、迅速な対応が求められる業務に遅延が生じることがあります。

また、担当者が長期休暇を取得することが難しくなる可能性もあります。

社労士にアウトソーシングすることで、属人化を回避し、担当者の不在時でも労働・社会保険手続きを継続的かつスムーズに届出をおこなうことが可能です。

これにより、従業員対応業務の安定性を確保するだけでなく、退職や異動による人的リスクを軽減する効果も期待できます。

社労士を選ぶ際の成功ポイント

社労士を選ぶ際には、いくつかのポイントを検討することが重要です。

まず、社労士事務所の得意分野や特徴を確認しましょう。

社会保険手続きや助成金申請など、事務所ごとに得意とする分野が異なります。

それぞれの事務所がどの程度専門性を持っているかを把握することが大切です。

次に、情報漏洩を防ぐため、社労士事務所のセキュリティ対策を重視しましょう。

外部認証機関からの認証取得や金融関連企業などのセキュリティ要件が厳しい企業の受託実績を確認することが重要です。

実績のほかに、継続率や同規模の事例を把握することは、安心して業務を委託できるかを判断する材料となります。

また、災害時にもサービス提供が安定するかどうか、BCP対策の実施も併せて確認しましょう。

業務範囲やシステム連携能力も考慮すべきポイントです。自社の社内システムとの連携や将来的なシステム導入に対応できるかどうかを確認しましょう。

電子申請や情報システムに強みを持つ事務所を選ぶことも有益です。

最後に、社労士事務所を選ぶ際には、相性も重要です。

自社のアウトソーシングしたい内容を明確化し、実際に相談をおこない、自社のニーズに合致するかどうかを見極めることが大切です。

まとめ

社会保険の手続き業務は複雑であり、専門家のアドバイスやサポートがなければ手続きミスや遅延が生じる可能性が高い業務です。

これらの責任を担う人事・労務担当者の業務負担は大きく、これを軽減する方法の一つがアウトソーシングです。

社労士に社会保険の手続き業務をアウトソーシングすることで、専門知識と経験に基づく高度なサポートが得られます。

これにより、業務効率が向上し、手続きミスや遅れを回避でき、従業員に対する信頼性の高いサービス提供が可能となります。

社会保険の手続き業務を社労士にアウトソーシングすることは、企業にとって非常に有益です。

適切なパートナーを選択することで、業務効率の向上やリスク軽減につながるため、戦略的な取り組みとして検討する価値があります。